电算化会计数据的存储与保管

时间：2002-03-22 作者： 来源：《中国农业会计》 点击次数：8170

根据财政部颁发的《会计电算化工作规范》要求。黑龙江垦区所属9个管局及各农牧场相继成立了电算中心，现已用计算机替代手工记帐，会计数据基本实现了使用计算机进行处理。这些会计数据具有磁性化、不可见及易修改的特点，如何存储与保管这些数据是一项非常重要的会计基础工作，他们的做法是： 　　 一、建立制度 　　 财政部制定的《会计电算化工作规范》指出："开展会计电算化的单位根据工作需要，建立健全包括会计电算化岗位责任制，会计电算化操作管理制度，计算机硬软件和数据管理制度，电算化会计档案管理制度的会计电算化内部管理制度"，这就要求垦区电算化单位要真正重视起来，建立适合本单位实际的会计电算化内部管理制度。在数据管理上更要分工明确，责任到人，在数据保管上要专人负责，做到会计数据的安全、保密。会计电算化数据保管应执行如下三条制度： 　　 1．对电算化会计资料管理要做好防磁、防火、防潮、防尘等工作，重要会计资料应进行双备份，存放在两个不同地点。 　　 2．采用磁性介质保存的会计资料要定期检查、定期进行复制，防止由于磁性介质损坏而使会计资料丢失。 　　 3．会计软件的全套文档资料及会计软件程序保管期，截止到该软件停止使用或有重大更改后的五年。 　　 二、存储与保管 　　 会计数据一部分存放在计算机硬盘内，由于受计算机硬件及软件的影响，对这部分数据更要做好安全保护工作 　　 1．密码保护。各单位帐套根据操作员不同要设不同的密码，密码存储在软盘上，同时打印两分，一份由单位主管保存，另一份由专职或兼职维护人员保存，密码除具体操作人员掌握外，不准外泄。垦财帐务软件3．0网络版的运行，网络管理员更要严格管理网络帐务，对不同网络用户设不同密码，授予不同权限。 　　 2．防止病毒侵入。随着软件的日新月异，病毒也接踵而来，如"CIH"、"七月杀手"等病毒对数据破坏力极大，所以要做好软件防毒工作：避免使用来历不明的软盘、光盘和非法拷贝的软件，不准在财务计算机上打游戏。要用两种以上的查毒软件，如KV300、行天98、瑞星等定期查毒，查毒软件也要及时升级。 　　 3．数据备份。每天要对操作的会计数据进行软盘备份，月末用光盘对全月数据进行备份，年度终了对全年数据规范备份。 　　 会计数据另一部分是存放在软盘、光盘等磁介质上的，这部分数据也是计算机内数据的后备，由于这部分数据具有易携带、易删除、易修改等特点，对其保管应更为重视。 　　 1．存储在软盘或光盘的数据要存放在防盗、防磁、防火、防潮的地方，年终决算数据要用光盘刻录双份，存放在不同地点，而且最好是两个不同的建筑物内。 　　 2．年终对全年数据规范备份；首先把全年的各种报表、工资程序及备份盘、财务文件及报表说明等软盘都准备好，然后将全年的帐务通过网络拷入同一台机器同一目录下(此目录最好为新建)。 年终刻录光盘，目录结构如下： ZW(帐务) Zwrj zht BB(报表) cwjs Chx bf jjjs Chx bf nfjs Chx bf GZ(工资) Chx bf WJ(文件) Cwwj jsshm SHM 　　在光盘的根目录上要建立ZW(帐务)、BB(报表)、GZ(工资)、WJ(文件)子目录，在ZW子目录下又增设了ZWRJ(帐务软件)，以下还可增设狗号目录，以存放不同狗号的帐务软件，在＼ZW＼ZHT(帐套)下直接备份帐套即可，报表要分清各种决算，把它们的程序盘和最后备份盘分别存放在相应子目录下，GZ (工资)目录也是如此。WJ(文件)目录下的＼CWWJ主要是刻入平时的财务通知，财务管理办法等，＼WJ＼JSSHM存放各种决算说明。SM这个文件要说明此光盘存放的内容，特别要说明＼ZW＼ZHT下的单位名称，对应的帐套号，操作员姓名，密码等。 　　 由计算机打印出来的会计凭证、报表等会计数据的保管应按《会计档案管理办法》规定执行。 　　 黑龙江垦区自1980年以来，大力推进会计电算化事业，现3．0网络版帐务已在垦区全面应用。帐务在NT网上动作，服务器及NT的稳定性及安全性为帐务软件的应用提供了更好的保障，网络的实用性又给垦区的管理和财务会计工作带来了极大的方便，但我们决不能忽视网络版数据的备份与保管，要求网络管理员对网络每一个用户的权限和安全性严格管理，促进黑龙江垦区会计电算化事业健康迅速的向前发展。 王忠伟　　 作者单位：黑龙江垦区九三管局红五月农场 2000年

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